Uma das muitas funções do síndico é a resolução de conflitos e de reclamações dos moradores. E se você trabalha com administração condominial já deve ter ouvido todo tipo de reclamação que se possa imaginar.

Muitas dessas reclamações são por motivos pessoais e não são de responsabilidade do síndico. Mas existem muitas reclamações legítimas e que precisam ser ouvidas e resolvidas.

Os motivos de reclamação dos moradores são inúmeros, mas alguns deles são mais recorrentes como:

• Barulho
• Falta de segurança
• Obras
• Falta de organização
• Recebimento de encomendas 

E como síndico ou administradora de condomínio é preciso ter muito jogo de cintura para lidar com tudo isso. Vamos a algumas dicas de como atender a essas reclamações.

Comunicação

A comunicação é a chave do sucesso para toda relação interpessoal independente de que tipo ela seja. E é claro que ela também se aplica na relação síndico-morador.

É importante sempre ouvir o que os moradores têm a dizer e estar atento. Muitas vezes, apenas ouvindo os moradores, você pode perceber uma reclamação em comum entre muitos moradores.

Muitas vezes essas reclamações podem ser simples de se resolver, apenas com conversa ou um baixo investimento. E dessa forma, você pode solucionar um problema de vários moradores ao mesmo tempo, de forma simples, apenas ouvindo o que eles têm a dizer.

Tecnologia

Em algumas situações, como segurança, organização ou recebimento de encomendas, apenas o diálogo pode não resolver toda a questão. Nesses casos é necessário pensar além, pensar em soluções físicas (ou hoje em dia, virtuais também).

Antigamente para aumentar a segurança era necessário se pensar em aumentar o quadro de funcionários ou fazer obras para modificar o empreendimento. Hoje em dia isso já não é mais necessário. 

Existem várias tecnologias que permitem esse aumento na segurança. Como portarias eletrônicas, o uso de câmeras ou até mesmo fechaduras mais tecnológicas.

Organização

A organização pode ser a solução para muitas reclamações de moradores também. Muitos problemas com obras, falta de comunicação e até mesmo com entregas podem ser solucionados apenas com organização.

Aqui estamos falando tanto de uma organização de tempo e comunicação, como uma organização física. 

É importante que a agenda do condomínio esteja sempre muito clara para todos os moradores e que faça sentido para a maioria. Por exemplo, agendar uma reforma no playground em período de férias escolares pode gerar muitas reclamações, e com razão.

Já para a organização física, deve-se pensar principalmente na portaria que é a primeira impressão do condomínio. Uma portaria bagunçada, cheia de encomendas, com um porteiro exercendo diversas funções, pode ser o estopim para várias reclamações de moradores.

Leia também: 3 principais erros cometidos nas portarias de condomínios 

Por isso, é importante pensar em alternativas que possam facilitar esse trabalho do porteiro e melhorar esse armazenamento na portaria. Como ter um lugar dedicado para as encomendas, por exemplo.

Seja um síndico e administrador atento

Sendo assim, é indispensável para síndicos e administradoras estarem sempre atentos. Tanto ao que os moradores têm a dizer, quanto sobre novas soluções que o mercado oferece para melhorar o bem-estar de moradores de condomínios.

A caixa postal inteligente proporciona organização, tecnologia e praticidade para o recebimento de encomendas do condomínio. Conheça a Handover® e reduza a reclamação de moradores do seu condomínio!

Uma das vantagens mais buscadas pelas pessoas que procuram morar em condomínios ao invés de casas, é a segurança que o condomínio proporciona para os moradores.

E quando falamos de segurança em condomínios, o primeiro lugar que devemos pensar é na portaria, até porque, em condomínios verticais, 90% das invasões ocorrem pela porta da frente. 

Por isso, vamos trazer aqui algumas formas de oferecer mais segurança na portaria e, consequentemente, no condomínio.

Formas de melhorar a segurança da portaria

1. Uso correto da eclusa

Por mais que vários prédios e condomínios já possuam eclusa há anos, muitos desses empreendimentos e moradores desses empreendimentos não utilizam da forma correta.

Para que faça sentido, a eclusa precisa ser usada da seguinte maneira: após o morador entrar na primeira porta da eclusa, ele deve esperar o fechamento da primeira porta antes de abrir a segunda porta. Dessa forma, o morador evita que estranhos entrem diretamente, aproveitando as portas abertas, sem ter se identificado na portaria.

2. Tecnologia no acesso de entrada

Hoje, a maioria dos condomínios utiliza tags para liberar e controlar o acesso ao condomínio. Outra tecnologia muito utilizada é através de senhas. Que, apesar de ser uma forma segura, carrego o risco de violação, caso os moradores passem a sua senha para muitas pessoas.

Por isso, a dica aqui, é investir nessas tecnologias, tanto a de tags, quanto a de senhas, lembrando sempre de deixar os moradores bem instruídos do que fazer e o que não fazer, para que a segurança seja preservada.

3. Portaria remota

É muito comum que pensem que a portaria remota pode ser menos segura que portarias presenciais. Porém a verdade, é o contrário, a portaria virtual ou remota pode trazer muito mais segurança.

Isso porque, enquanto em uma portaria presencial, em geral, terá uma ou duas pessoas responsáveis pelo monitoramento de câmeras e de entrada e saída do prédio, na portaria remota, são vários profissionais treinados para fazer essa vigilância.

Leia também: Como fazer entregas em condomínios com portaria remota? 

4. Entregas de encomendas e delivery

Um fator que vem se mostrando cada vez mais importante para se preocupar, em se tratando de condomínios, são as entregas. Levando em consideração o recente aumento de compras online.

Por isso, é importante investir em tecnologias que possam trazer mais segurança para essa interação de entregadores com o condomínio. Como por exemplo o uso de caixa postal inteligente para receber entregas de forma automatizada.

Tecnologia para a segurança em condomínios

Em resumo, podemos notar que, para melhorar e aumentar a segurança em condomínios e prédios, as soluções precisam evoluir com a realidade. Ou seja, o melhor investimento para ter um condomínio mais seguro, é em tecnologia.

Além disso, é sempre importante que a administração esteja alinhado com as necessidades dos moradores, às possibilidades de interação com a tecnologia e investimentos que os condôminos estão dispostos a fazer para ter essa segurança. 

Por isso, fale com a Handover® e leve mais tecnologia e segurança para o seu condomínio! 

Quando se trata de administração de condomínios, há vários pontos que precisam ser levados em conta, desde o custo das portarias até a manutenção preventiva. Como são muitos pontos a serem considerados, existem alguns erros mais comuns cometidos na portaria que podem gerar uma série de problemas para a administração e para os moradores do condomínio. Acompanhe neste artigo quais são esses erros e como preveni-los!

Desvio de função

A função da portaria de condomínios é assegurar o acesso aos moradores do prédio, além de ajudar na segurança. Portanto, não é recomendável utilizar esta área para atividades que não estejam diretamente ligadas às questões referentes à segurança e controle do acesso. 

Um exemplo muito comum de desvio de função do ambiente da portaria acontece quando ela se torna também um depósito de entregas. Dessa forma, os profissionais da portaria acabam ficando com a responsabilidade de cuidar dos produtos dos moradores. E, se algo acontecer, como perda ou dano, esses profissionais acabam sendo responsabilizados, mesmo não sendo a função dele.

Além disso, muitos porteiros acabam ficando com funções diversas, como as de segurança, zelador e secretário do prédio. Nesse cenário, a probabilidade desse profissional cometer erros é muito grande, pois ele não consegue estar focado na sua função principal. Por exemplo: se o profissional está na função de limpeza, não poderá atender ao interfone ou ficar atento às câmeras.

Leia também: Como fazer entregas em condomínios com portaria remota?

Falta de segurança

Esse desvio de função, pode gerar um grande problema de segurança, pois, como citado acima, o profissional que deveria ser um dos responsáveis pela segurança precisa concentrar sua atenção em outra tarefa.

Além disso, a entrada e saída de entregadores precisa ser monitorada atentamente. Hoje em dia, situações como criminosos que se passam por entregadores dos Correios para realizar assaltos já são uma realidade.

Se essas pessoas, a princípio desconhecidas, tiverem um acesso ilimitado ao prédio e ao condomínio, os riscos à segurança são graves.

Por isso, o ideal é que as pessoas destinadas a fazer a entrega tenham acesso apenas a eclusa ou clausura. Dessa forma, limitando a autorização de acesso a um ambiente neutro, onde os riscos aos moradores é muito menor.

Falta de organização é a chave para o sucesso, para a eficiência e para a produtividade.

Sem um sistema eficaz de trabalho, acaba-se perdendo horas preciosas na busca por documentos e encomendas que poderiam ser encontrados rapidamente se estivessem em seus devidos lugares. Erros que poderiam ser evitados com um simples sistema de organização acabam sendo cometidos. 

Apesar de parecer um processo simples, o recebimento de encomendas em um condomínio pode gerar muita desorganização, tanto no ambiente, quanto na administração do trabalho.

Como não cometer esses erros?

Ter um local específico para receber e armazenar as encomendas já soluciona o problema de desorganização. Esse local pode ser um cômodo, mas para isso, seria necessário fazer obras e isso pode gerar muito transtorno. Outra opção é ter um armário ou locker dedicado a esse armazenamento.

Porém, um armário simples não solucionaria as questões de segurança e desvio de função, pois o funcionário da portaria ainda precisaria exercer essa atividade de recebimentos de encomendas. Por isso o ideal é que esse armário seja inteligente.

Ou seja, um armário que armazene informações dos moradores e possa ser acessado pelo entregador, sem necessidade de interação com a portaria. Sendo alocado na eclusa ou clausura, o entregador não precisaria nem entrar no prédio para depositar as encomendas nesse armário.

Armários inteligentes Handover®

A Handover possui a solução de caixa postal inteligente, que nada mais é do que esse armário inteligente, destinado a receber encomendas nos condomínios. Com ela é possível fazer entregas sem contato com o morador e sem precisar que ele esteja em casa no momento da entrega.

A caixa postal inteligente possibilita que a portaria não cometa mais esses erros na portaria, pois através da tecnologia ela proporciona:

• segurança 
• praticidade 
• organização 

E ela funciona de maneira muito simples: O entregador digita o número do  apartamento e insere o nome do morador. Ele escolhe o compartimento de tamanho mais adequado e deposita a encomenda. E então, fecha a porta e automaticamente uma mensagem é enviada ao morador. O morador usa o QR Code ou senha que recebeu por mensagem e abre a porta exata.

Fale com a gente e saiba como não cometer mais esses erros na sua portaria!

A tecnologia recentemente proporcionou duas grandes mudanças no contexto condominial: o acelerado aumento de compras online e o fortalecimento da tendência de portarias remotas e virtuais.

Ambas as mudanças certamente vieram para ficar, mas qual é a relação entre elas e por quê esses dois tópicos juntos podem ser um desafio? Aqui você vai entender esse porquê e como superar esse desafio.

O desafio da portaria remota

Levando em consideração que o número de recebimento de encomendas e delivery chegou a crescer 187%, podemos imaginar que surgiu a demanda de uma otimização na portaria. Nesse cenário, o ideal seria inclusive aumentar o quadro de funcionários dedicados à portaria.

Mas com as portarias remotas, o que acontece em geral é o oposto. Uma redução de funcionários dedicados a portaria presencialmente. O que veio para ser uma solução, trazendo mais segurança e praticidade para a portaria, acaba trazendo também um desafio, o recebimento de encomendas e delivery.

Pensando em delivery de alimentos, por exemplo, os moradores pedem e recebem estando em casa. Então o entregador pode interfonar diretamente para o morador ou para a portaria remota, que avisará o morador. Dessa forma, o morador pode se dirigir à portaria e receber.

Mas quando pensamos em entregas de compras online, mesmo as que possuem rastreamento e acompanhamento do pedido, nem sempre é possível ter alguém em casa para receber essa encomenda.

Em portarias presenciais, apesar de não ser a opção mais segura e prática, a pessoa responsável pela portaria pode receber essa encomenda e entregá-la depois para o morador. Porém, no caso de portarias remotas, isso já não é possível.

O que pode gerar um grande transtorno, para a loja, para o morador e, consequentemente, para a administração do condomínio que certamente terá que lidar com reclamações dos moradores.

Esclarecido o desafio entre as compras online e a portaria eletrônica, precisamos analisar agora possíveis formas de enfrentá-lo.

Alguns condomínios optam por dar essa tarefa para o zelador do prédio, porém, essa opção não é a ideal. Já que o zelador não estará na portaria o todo o tempo, podendo perder o timing da entrega e também por configurar desvio de função, considerando que essa função não faz parte das atribuições do zelador.

Outra solução, mais prática e eficaz, é ter um local de armazenamento automatizado. Onde o entregador pode depositar a encomenda e o morador retira quando for mais conveniente.

Leia também: 3 principais erros cometidos nas portarias de condomínios

A solução através de caixa postal inteligente

Essa solução é a caixa postal inteligente. Onde, através de lockers inteligentes, é possível fazer entregas assíncronas, ou seja, quem entrega e quem recebe não precisam estar no mesmo lugar ao mesmo tempo.

A caixa postal inteligente pode ficar na eclusa, ou clausura, onde o entregador pode fazer a entrega sem precisar de contato com ninguém, apenas com a autorização da portaria para a entrada. 

Como funciona a caixa postal inteligente Handover®

Como o nome já diz, a solução da Handover é um sistema inteligente que usa tecnologia para fazer entregas com mais praticidade e segurança. O passo a passo das entregas é bastante simples, e funciona assim:

1. O entregador digita o número do apartamento e insere o nome do morador
2. Escolhe o compartimento de tamanho mais adequado e deposita a encomenda
3. Fecha a porta e automaticamente uma mensagem é enviada ao morador
4. O morador usa o QR Code ou senha que recebeu por mensagem e abre a porta exata

Por ser um código exclusivo, o morador tem total segurança e privacidade para receber suas encomendas e a garantia de que não haverá erros na hora da entrega.

Dessa forma, é possível ter os benefícios de uma portaria remota, fazendo o trabalho de segurança, monitoramento e controle de entrada e saída. E também sem se preocupar com entregas e sem precisar de funcionários dedicados a essa função.

Seu condomínio tem portaria remota ou está pensando em adotar essa tecnologia? Fale com a gente e leve a solução para o desafio das entregas!

Diante dos avanços tecnológicos e da necessidade da população que enfrenta uma rotina acelerada diariamente, foi desenvolvida uma nova solução para o recebimento das entregas dos Correios e outras transportadoras, a caixa postal inteligente através de lockers. 

Leia antes: Armários Inteligentes: o que são? Como e onde usar?

Por meio dessa solução, é possível receber as correspondências sem que o destinatário esteja realmente presente para recebê-las. No caso dos condomínios residenciais ou comerciais, assim é possível receber documentos e itens de compras ainda que o morador ou proprietário não esteja em casa para receber.

A ferramenta auxilia os condôminos na praticidade e na redução de custos. Quer saber mais sobre as caixas postais inteligentes? Continue sua leitura e conheça tudo sobre essa ferramenta inovadora!

O que é a caixa postal inteligente?

A caixa postal inteligente, nada mais é do que um armário para armazenamento e monitoramento de objetos pessoais que são entregues pelos Correios, APPs de delivery e outras transportadoras. 

Os armários inteligentes possuem câmeras de monitoramento e sistema de alarme que trazem maior praticidade e segurança para os moradores do condomínio e para os síndicos e administradores. Sem contar que a sua utilização evita reclamações pelo extravio de mercadorias, danos no recebimento ou pela devolução de itens comprados no comércio eletrônico.

Como a caixa postal inteligente funciona?

No caso dos condomínios, a recomendação é que as caixas postais (lockers) sejam alocadas na clausura, permitindo assim o acesso controlado e fácil aos correios e outras transportadoras. As imagens de segurança fornecidas pela câmera do locker, vão revelar quando o entregador ou o zelador colocou a encomenda no armário inteligente.

O carteiro avisa que deseja fazer uma entrega, entra no prédio e utiliza a tela de atendimento no locker. A porta se abre e o item pode ser colocado no interior do armário. Em seguida, ele tira uma fotografia para registrar a entrega e o locker envia uma mensagem para o morador informando que ele recebeu uma correspondência no armário.

Quais são os benefícios adquiridos com o uso da caixa postal inteligente?

O uso da caixa postal inteligente traz aos moradores do condomínio uma série de benefícios. Entre tantos benefícios, o principal deles é a garantia de receber os produtos comprados pelos moradores e condôminos. Além desse, veja a seguir outras vantagens relevantes que poderão ser obtidas com a aquisição dessa ferramenta:

• redução no custo para gestão e recebimento das entregas;
• realocação ou dispensa de colaboradores que trabalham na recepção de encomendas;
• maior tempo de recepção das entregas, os lockers funcionam 24h;
• eliminação do risco de danos das encomendas pela portaria;
• toque de modernidade ao ambiente da recepção;
• mais conforto e comodidade para condôminos e administradores;
• facilidade de manuseio por parte dos usuários;
• personalização conforme o estilo da decoração interna;
• aproveitamento otimizado do espaço.

Leia também: Armários inteligentes no e-commerce: escalando o volume de entregas

Enfim, a caixa postal inteligente é uma alternativa tecnológica que torna os ambientes dos condomínios mais seguros e práticos. O armário garante mais agilidade no recebimento das entregas dos condôminos, agiliza o trabalho dos porteiros e facilita os serviços das empresas que trabalham com os Correios. Fale com a gente e tenha toda essa praticidade e tecnologia no seu condomínio!