Quando se trata de administração de condomínios, há vários pontos que precisam ser levados em conta, desde o custo das portarias até a manutenção preventiva. Como são muitos pontos a serem considerados, existem alguns erros mais comuns cometidos na portaria que podem gerar uma série de problemas para a administração e para os moradores do condomínio. Acompanhe neste artigo quais são esses erros e como preveni-los!

Desvio de função

A função da portaria de condomínios é assegurar o acesso aos moradores do prédio, além de ajudar na segurança. Portanto, não é recomendável utilizar esta área para atividades que não estejam diretamente ligadas às questões referentes à segurança e controle do acesso. 

Um exemplo muito comum de desvio de função do ambiente da portaria acontece quando ela se torna também um depósito de entregas. Dessa forma, os profissionais da portaria acabam ficando com a responsabilidade de cuidar dos produtos dos moradores. E, se algo acontecer, como perda ou dano, esses profissionais acabam sendo responsabilizados, mesmo não sendo a função dele.

Além disso, muitos porteiros acabam ficando com funções diversas, como as de segurança, zelador e secretário do prédio. Nesse cenário, a probabilidade desse profissional cometer erros é muito grande, pois ele não consegue estar focado na sua função principal. Por exemplo: se o profissional está na função de limpeza, não poderá atender ao interfone ou ficar atento às câmeras.

Leia também: Como fazer entregas em condomínios com portaria remota?

Falta de segurança

Esse desvio de função, pode gerar um grande problema de segurança, pois, como citado acima, o profissional que deveria ser um dos responsáveis pela segurança precisa concentrar sua atenção em outra tarefa.

Além disso, a entrada e saída de entregadores precisa ser monitorada atentamente. Hoje em dia, situações como criminosos que se passam por entregadores dos Correios para realizar assaltos já são uma realidade.

Se essas pessoas, a princípio desconhecidas, tiverem um acesso ilimitado ao prédio e ao condomínio, os riscos à segurança são graves.

Por isso, o ideal é que as pessoas destinadas a fazer a entrega tenham acesso apenas a eclusa ou clausura. Dessa forma, limitando a autorização de acesso a um ambiente neutro, onde os riscos aos moradores é muito menor.

Falta de organização é a chave para o sucesso, para a eficiência e para a produtividade.

Sem um sistema eficaz de trabalho, acaba-se perdendo horas preciosas na busca por documentos e encomendas que poderiam ser encontrados rapidamente se estivessem em seus devidos lugares. Erros que poderiam ser evitados com um simples sistema de organização acabam sendo cometidos. 

Apesar de parecer um processo simples, o recebimento de encomendas em um condomínio pode gerar muita desorganização, tanto no ambiente, quanto na administração do trabalho.

Como não cometer esses erros?

Ter um local específico para receber e armazenar as encomendas já soluciona o problema de desorganização. Esse local pode ser um cômodo, mas para isso, seria necessário fazer obras e isso pode gerar muito transtorno. Outra opção é ter um armário ou locker dedicado a esse armazenamento.

Porém, um armário simples não solucionaria as questões de segurança e desvio de função, pois o funcionário da portaria ainda precisaria exercer essa atividade de recebimentos de encomendas. Por isso o ideal é que esse armário seja inteligente.

Ou seja, um armário que armazene informações dos moradores e possa ser acessado pelo entregador, sem necessidade de interação com a portaria. Sendo alocado na eclusa ou clausura, o entregador não precisaria nem entrar no prédio para depositar as encomendas nesse armário.

Armários inteligentes Handover®

A Handover possui a solução de caixa postal inteligente, que nada mais é do que esse armário inteligente, destinado a receber encomendas nos condomínios. Com ela é possível fazer entregas sem contato com o morador e sem precisar que ele esteja em casa no momento da entrega.

A caixa postal inteligente possibilita que a portaria não cometa mais esses erros na portaria, pois através da tecnologia ela proporciona:

• segurança 
• praticidade 
• organização 

E ela funciona de maneira muito simples: O entregador digita o número do  apartamento e insere o nome do morador. Ele escolhe o compartimento de tamanho mais adequado e deposita a encomenda. E então, fecha a porta e automaticamente uma mensagem é enviada ao morador. O morador usa o QR Code ou senha que recebeu por mensagem e abre a porta exata.

Fale com a gente e saiba como não cometer mais esses erros na sua portaria!